Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Fabrice Mack Hernandez, handelnd unter den Geschäftsbezeichnungen MH Group und avvicenda™, Hohlenmatten 6, 79379 Müllheim, Deutschland. E-Mail: hello@avvicenda.eu.

Für Daten, die ein Hotel in der Anwendung verarbeitet, ist grundsätzlich das jeweilige Hotel Verantwortlicher. avvicenda™ verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Für Website, Bewerbungen, Vertrags- und Accountverwaltung ist der oben genannte Anbieter selbst Verantwortlicher.

2. Aufruf der Website und Hosting

Die Website wird bei Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern, in einem EU-Rechenzentrum gehostet. Bei einem Aufruf werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte URL, Referrer, Browser, Betriebssystem und Übertragungsstatus.

Zweck ist die sichere, stabile Auslieferung der Website sowie die Erkennung und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb des Angebots. Protokolldaten werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Betrieb und Sicherheitsanalyse erforderlich sind, im Regelfall höchstens 30 Tage; bei einem Sicherheitsvorfall oder gesetzlicher Pflicht kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein.

3. Pilot-Bewerbung und Kontakt

Beim Absenden des Formulars verarbeiten wir Vorname, E-Mail-Adresse und Hotelname sowie die freiwilligen Angaben zu Land, Teamgröße, Schichten, derzeitigen Werkzeugen und Nachricht. Pflichtangaben sind im Formular gekennzeichnet. Die Daten stammen direkt von der anfragenden Person.

Zweck ist die Prüfung der Bewerbung, die Kontaktaufnahme und die Vorbereitung eines möglichen B2B-Vertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; allgemeine Anfragen verarbeiten wir außerdem auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung geschäftlicher Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für die technische Formularübermittlung nutzen wir Formspree, Inc., USA. Formspree verarbeitet die Formulardaten in unserem Auftrag. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln. Hinweise: https://formspree.io/legal/privacy-policy/.

Kommt keine Zusammenarbeit zustande, löschen wir Bewerbungsdaten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder die Abwehr konkreter Rechtsansprüche eine längere Aufbewahrung erfordern.

4. Reichweitenmessung mit Plausible

Wir nutzen Plausible Analytics von Plausible Insights OÜ, Estland, zur aggregierten Reichweitenmessung. Das Skript wird von plausible.io geladen. Plausible setzt keine Cookies, verwendet keine dauerhaften Kennungen und speichert rohe IP-Adressen oder User-Agent-Daten nicht. Für die tägliche Besuchszählung werden diese Angaben mit täglich wechselndem Salt gehasht; die Auswertung wird in der EU verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist zu verstehen, welche Inhalte genutzt werden, ohne personen- oder geräteübergreifende Profile zu bilden. Es findet keine Werbeprofilbildung statt. Hinweise: https://plausible.io/data-policy.

5. Account- und Produktnutzung

Bei Registrierung und Nutzung können je nach gebuchten Funktionen Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rolle, Sprache, Hotel- und Organisationsdaten, Anmelde- und Sicherheitsereignisse sowie vom Hotel eingestellte Inhalte verarbeitet werden. Dazu können Übergaben, Aufgaben, Nachrichten, Wissensinhalte, Anhänge, Raum- oder Veranstaltungsbezüge und Sprachaufnahmen gehören.

KI-Funktionen unterstützen unter anderem bei Transkription, Kategorisierung, Übersetzung, Zusammenfassung und Vorschlägen. Sprachaufnahmen werden nach der Transkription gelöscht. Verläufe des Assistenten Avvi werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht und können vorher manuell gelöscht werden. Kundendaten werden nicht zum Training allgemein verfügbarer KI-Modelle verwendet. Es finden keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Rechtsgrundlage für eigene Account- und Vertragsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei vom Hotel eingestellten Daten verarbeitet avvicenda™ ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Hotels und nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags.

6. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Für Website und Bewerbung setzen wir Hostinger (Hosting), Formspree (Formularübermittlung) und Plausible (aggregierte Reichweitenmessung) ein. Für die Anwendung können – abhängig von der genutzten Funktion – Supabase (Datenbank, Authentifizierung und Speicher in der EU), Amazon Web Services Bedrock (KI-Verarbeitung in Frankfurt), Mistral AI (Übersetzung in der EU), Gladia (Transkription in der EU) und Resend (Transaktions-E-Mails) eingesetzt werden.

Dienstleister erhalten nur die für ihren Zweck erforderlichen Daten. Soweit sie Auftragsverarbeiter sind, werden sie vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden. Bei einem Drittlandbezug verwenden wir einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der maßgeblichen Garantien kann unter hello@avvicenda.eu angefragt werden; schutzwürdige Geschäftsangaben dürfen geschwärzt werden.

Weitere Empfänger können Berater, Behörden oder Gerichte sein, wenn dies zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

7. Speicherdauer

Website-Protokolle werden im Regelfall höchstens 30 Tage aufbewahrt. Erfolglos abgeschlossene Pilot-Bewerbungen werden spätestens nach sechs Monaten gelöscht. Vertrags- und Accountdaten werden für die Vertragsdauer und anschließend nach den gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen gespeichert. Rechnungs- und steuerrelevante Unterlagen werden für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt.

Vom Hotel kontrollierte Produktinhalte werden für die Vertragsdauer gespeichert. Nach Vertragsende besteht grundsätzlich 30 Tage Gelegenheit zum Export; anschließend erfolgt die Löschung nach Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschkonzept, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht.

8. Cookies, lokale Schriftarten und externe Links

Die öffentliche Website setzt keine Tracking-Cookies und speichert keine Werbe- oder Analysekennungen im Browser. Die geschützte Anwendung darf technisch notwendige Session- oder Sicherheits-Cookies einsetzen; ohne sie ist eine Anmeldung nicht möglich. Alle Schriftarten werden lokal ausgeliefert.

Zu sozialen Netzwerken und anderen externen Angeboten wird erst dann eine Verbindung hergestellt, wenn ein entsprechender Link angeklickt wird. Ab diesem Zeitpunkt gilt die Datenschutzerklärung des externen Anbieters.

9. Pflicht zur Bereitstellung

Die als Pflichtfeld markierten Bewerbungs- und Accountdaten sind für die Bearbeitung der Anfrage oder die Bereitstellung des Dienstes erforderlich. Ohne diese Angaben können wir die Bewerbung nicht bearbeiten beziehungsweise den Dienst nicht bereitstellen. Freiwillige Angaben können weggelassen werden.

10. Rechte betroffener Personen

Betroffene haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an hello@avvicenda.eu gerichtet werden. Wer avvicenda™ als Mitarbeiter eines Hotels nutzt, sollte sich für Rechte bezüglich der vom Hotel eingestellten Inhalte zuerst an das Hotel wenden; wir unterstützen das Hotel bei der Bearbeitung.

11. Beschwerderecht und Änderungen

Betroffene können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für den derzeit in Deutschland ansässigen Anbieter ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Dienste, Zwecke oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://avvicenda.eu/privacy abrufbar.